Gestión de las Comunicaciones en Proyectos
según La Guía del PMBOK y La obra de Pablo Lledó “Director Profesional de proyectos”
Resumen Ejecutivo.
La gestión de las comunicaciones una de las actividades críticas y fundamentales en la administración de los proyectos, son 2 aspectos importantes en los niveles de comunicación en un proyecto. Todos los proyectos deben comunicar el estado del mismo, además, si el proyecto es complejo o más grande, se necesita un nivel más sofisticado de comunicación definido en un Plan de gestión de comunicaciones.
Lograr la eficiencia y eficacia de la gestión de las comunicaciones en la administración de proyectos, mediante una comparativa de las diferencias y similitudes de La Guía del PMBok1del PMI y el libro Director Profesional de Proyectos de Pablo Lledó, analizando como desarrollar un plan de la gestión de las comunicaciones entre los interesados en un proyecto es muy importante ya que un director de proyecto debe desarrollar esta habilidad, porque le dedica aproximadamente un 90% de su tiempo a comunicar, además aproximadamente el 60% de sus comunicaciones son no verbales.
Introducción
La comunicación fue históricamente concebida en su carácter más instrumental, como un conjunto de medios, recursos e insumos al servicio del desarrollo. En definitiva, “canales” o “formas” más o menos acertadas para difundir innovaciones, propiciar hábitos saludables o dar a conocer noticias relevantes.
Este ensayo tiene la finalidad de analizar la Guía del PMBok, publicada por el Project Management Institute (PMI) con respecto a lo que Pablo Lledó facilita en su libro denominado “Director Profesional de Proyectos”, ambos en su capítulo 10 mediante una comparativa desde la perspectiva de ambos libros, donde se analizan las principales similitudes, diferencias en la gestión de las comunicaciones, para lograr la comprensión y desarrollar las habilidades necesarias para una gestión eficiente en los administración de proyectos.
Desarrollo.
Comparativa general.
Lledó y la guía del PMBok, tiene como finalidad la gestión de proyectos y entre ellos se puede hablar de la gestión de las comunicaciones, como se ha mencionado en otros ejercicios de comparación entre estas 2 grandes obras, en el aspecto de la organización, si tienen sus diferencias pero desde luego ambas logran sus objetivos, que en este caso, es la gestión de las comunicaciones.
La comparativa se debe desarrollar en un análisis en tres aspectos, en los cuales se baso para el análisis del capítulo 9 “Recursos humanos” de ambas obras.
La Estructura de los contenidos, El contenido mismo y sus principales objetivos.
Estos tres aspectos darán una visión y comprensión amplia sobre la gestión de las comunicaciones
En el ensayo pasado se menciono que la obra de Lledó toma como base La guía del PMBok por lo tanto se puede ver que la estructura es muy similar desarrollan los 5 procesos principales para la gestión de las comunicaciones.
- Identificar a los interesados
- Planificar las comunicaciones.
- Distribuir la información.
- Gestionar las expectativas de los interesados.
- Informar el desempeño.
Con respecto al tema de los contenidos, aquí si debe mencionar que este capítulo Lledó tiene menos aportes con respecto al capítulo 9, si incluye los elementos de la Guía del PMBok, pero no los desarrolla todos, si no los que considera más importantes. Definitivamente se considera más amigable la obra Lledó.
Por último de los aspectos, se tiene cuáles son sus objetivos, ambas obras tienen como objetivo las buenas prácticas para la gestión de proyectos, pero se confirma que con la lectura de este capítulo (10), la comprensión de los temas es mucho más fácil en la obra de Lledó, a que si solo se lee la Guía del PMBok, desde el punto de vista de su servidor, creo que es un excelente complemento para comprensión para las buenas prácticas en la gestión de proyectos. La guía del PMBok menciona de manera muy importante las dimensiones posibles de la actividad de comunicación, las cuales son:
- Interna y externa.
- Formal e informal.
- Vertical y horizontal.
- Oficial y no oficial.
- Escrita y oral
- Verbal y no verbal.
Análisis de Diferencias y similitudes.
Identificar a los interesados.
Este proceso es uno de los procesos más importantes para el inicio de la gestión de las comunicaciones, ya que estos, son elementos que pueden influir de manera directa e indirecta y además de manera positiva o negativa para el éxito del proyecto. Ambas obras resaltan la importancia de identificar correctamente a los interesados (stakeholder) desde el inicio sus expectativas y su influencia sobre el proyecto mismo.
Ambas obras señalan que el identificar a los interesados se desarrolla en la fase de iniciación, donde su objetivo está muy claro, consiste en Identificar a los interesados del proyecto para saber quiénes son, cuáles son sus expectativas y cuál es su poder e influencia sobre el proyecto.
Como Entrada se tiene:
- El acta de constitución.
- Los documentos de la adquisición.
- Factores ambientales.
- Los activos de los procesos de la organización,
Todos estos procesos los señala la Guía del PMBok, mientras que Lledó solo hace mención de solo los 2 primeros
Como Herramientas y técnicas la Guía del PMBok señala 2 procesos:
- Análisis de los interesados. (Los señalan la Guía y Lledó)
- Juicios de Expertos (Solo lo menciona La Guía)
Como Salida de este proceso, principalmente se tiene el Registro de los interesados, ambas obras lo mencionan, ya que en esta obra se recopila toda la información de los interesados, Identificación, (nombre, puesto, etc.), de evaluación (Requisitos, expectativas, influencia, etc.) y además también se tiene la estrategia de gestión de los interesados, que es donde se definen las acciones para obtener la colaboración de los interesados y tratar de disminuir el impacto negativo durante las fases del proyecto.
Ambas obras proponen una matriz de análisis de los interesados:
Interesado | Rol | Impacto | Estrategia |
Es importante mencionar la propuesta de valor agregado que hace Lledó en su obra, sobre este tema, incluye ejercicios sobre las estrategias a aplicar sobre los interesados, porque está guiado al entrenamiento para la presentación del examen de certificación de PMP.
La guía del PMBok, menciona la importancia de señalar las estrategias en un documento compartido, de tal forma que el director debe de aplicar un buen juicio con respecto al tipo de información y a qué nivel de detalle puede contener su documento de las estrategias de gestión de los interesados.
Planificar las comunicaciones.
En la fase de planificación del ciclo de vida del proyecto se lleva a cabo este proceso y su principal objetivo es determinar las necesidades de información de los interesados y como abordar las comunicaciones. En este plan de deberian de responder varias preguntas que las señalan ambas obras.
¿Qué información necesitan los interesados?
¿Cuándo necesitarán esta información?
¿Cuántos canales hay involucrados?
¿Quién se comunica con quién?
¿Quién recibe la información?
¿Cómo se distribuye la información?
¿Quién la distribuye?
¿Qué tecnología utilizaremos?
¿Con qué frecuencia será la comunicación?
Una comunicación eficiente significa proporcionar únicamente la información necesaria, es decir, “significa que la información se suministra en el formato adecuado, en el momento justo y con el impacto apropiado” (PMBok 2008). Si la planificación se hace incorrectamente (o no se hace), se obtendrán problemas como: demoras, información sensible a audiencia inadecuada o interesados incomunicados.
Cuando el director de proyectos desarrolla la planificación de las comunicaciones de manera eficiente, está siendo proactivo (LLEDO, 2009).
Como entrada para este proceso la guía del PMBok propone:
- El Registro de Interesados.
- La estrategia de gestión de los interesados
- Factores ambientales de la empresa (Un buen conocimiento de la cultura, estructura e infraestructura de la organización.)
- Activos de los procesos de la organización.
Cabe destacar que Lledó hace mención solamente a los 2 primeros.
Como Herramientas y técnicas para este proceso ambas obras proponen:
El análisis de requisitos de comunicación. Determina canales y necesidad de comunicación. Para obtener la cantidad total de canales de Comunicaciones se calcula de la siguiente forma:
n*(n-1) / 2 donde n son los interesados
Ejemplo para 4 interesados. Canales = 4 * (4 -1) /2 = 6 canales
Tecnología de las comunicaciones: Planificar que tipo de tecnología a utilizar para comunicarse, sin dejar de tomar en cuenta los factores como :
- Urgencia
- Disponibilidad
- El personal previsto
- La duración del proyecto
- El entorno
- Cambio tecnológico.
Lledó menciona que el EDT es una buena herramienta de comunicación.
Modelos de comunicación. La información fluye entre emisor y receptor.
El PMBOK señala que es muy importante que el Director del proyecto le de la importancia necesaria a los modelos de comunicación debe de asegurarse que los mensajes sean enviados por los canales adecuados, codificada, que sea clara y entendible. El receptor es responsable que verificar recibir toda la información en su totalidad y comprendida correctamente y entregar retroalimentación al emisor.
La Guía y Lledó proponen métodos de comunicación: interactiva (bidireccional), tipo push (correo electrónico), tipo pull (sitio intranet). Basadas en reuniones de trabajo (plantillas).
Actualizaciones a los documentos del proyecto.
Lledó propone una matriz de comunicación que concentra el plan de gestión de comunicación
Durante la fase de ejecución del proyecto se lleva a cabo este proceso que consiste en poner a disposición de los interesados la información, que requieren de acuerdo lo definido establecido para informar en tiempo y forma a los interesados los avances del proyecto. Cabe mencionar que este proceso puede ejecutarse en todo el ciclo de vida del proyecto.
La guía del PMBok señala que la distribución eficaz de la información incluye las siguientes técnicas:
- Modelos emisor – receptor.
- Elección del medio: Una comunicación escrita u oral, memorando informal o formal, por correo, cara a cara, por chat, etc.
- Estilo de redacción: voz pasiva o activa, estructura de las oraciones y selección de palabras.
- Técnicas de gestión de reuniones: preparar una agenda y abordar los conflictos
- Técnicas de presentación: lenguaje corporal y soportes visuales
Como procesos de entrada se tiene:
- Plan de gestión de comunicaciones
- Informes de desempeño.
- Activos de los procesos de la organización.
La guía propone estos 3 procesos de cómo entradas a al proceso de distribuir la información. Cabe señalar que Lledó que solo menciona solo los 2 primeros.
Como herramientas y técnicas se cuenta con:
- Métodos de comunicación.-
- Herramientas para la Distribución de la Información
Se puede tener de alternativas, como mensajería, e-mail, videoconferencia, bases de datos, etc., con el fin de poder distribuir la información.
Lledó menciona que el director del proyecto se debe de asegurar que las personas reciban la información apropiada en tiempo y forma. Además hace mención de las dimensiones que la Guía menciona al inicio del Capitulo como: Dimensiones internas o externas, Vertical, horizontal, etc.-
También señala algunas recomendaciones para reuniones efectivas:
1. Objetivo claro
2. Programar con anticipación
3. Distribuir los puntos por anticipado
4. Establecer el horario y respetarlo
5. Asignar plazo de cada entregable
En este proceso también propone unos muy buenos ejercicios para determinar las dimensiones de comunicación y los métodos de distribución.
Como salida de este proceso se obtiene:
- Actualizaciones a los Activos de los Procesos
- Notificaciones a los interesados
- Informes del proyecto.
- presentaciones y registros del proyecto
- Retroalimentación de los interesados
- Documentación sobre lecciones aprendidas
En este proceso el director del proyecto tiene la responsabilidad de aplicar las estrategias de gestión de los interesados para comunicarse de una manera correcta y trabajar en conjunto con ello para gestionar sus expectativas para aumentar las probabilidades de aceptación para alcanzar y mantener los objetivos del proyecto.
Lledó menciona que “El director de proyecto debe mostrarse proactivo, y siempre tener en cuenta las necesidades de los interesados aunque sepa que no se podrán resolver”. (Lledó, 2009). Como proceso de entrada se cuenta con:
- Registro de Interesados
- Estrategia de Gestión de los Interesados
- Plan para la Dirección del Proyecto
- Registro de Incidentes
- Registro de Cambios
- Activos de los Procesos de la Organización
La guía del PMBok señala que se necesitan 6 requisitos (los anteriormente mencionados) y Lledó solo hace mención de los primero 5.
Como herramientas y técnicas de este proceso se tiene:
- Métodos de Comunicación.
- Habilidades Interpersonales
- Habilidades de gestión.
Como Proceso de salida se obtiene:
Actualizaciones a los Activos de los procesos de la Organización- Solicitudes de Cambio
- Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
- Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
La gestión de las expectativas de los interesados es de suma importancia, requiere de mucha información, como lo es el registro de los interesados, el plan de comunicación etc. Todo lo anterior permite al Director de proyectos, apoyar al proyecto de una forma activa, a evaluar los riesgos generados por no haber gestionado las expectativas de manera adecuada de los interesados y pueden influir de manera negativa en el proyecto.
Informar el desempeño.
Durante este proceso que es parte del control del ciclo de vida del proyecto, se está comparando el estado actual del proyecto con respecto a la line base. Tiene como objetivo en recopilar y distribuir la información del desempeño del proyecto mediante informes, mediciones de avances y proyecciones. Es de resaltar que La Guía del PMBok, recomienda que “los informes de desempeño deben de su suministrar información en un nivel adecuado para cada audiencia” (PMBOK, 2008).
Como entradas del proceso La Guía propone:
- Plan para la Dirección del Proyecto con su línea base.(Alcance, cronograma, Costos, y agregar puede ser parámetros de técnicos y de calidad)
- Información sobre el Desempeño del Trabajo. (Entregables, avances, etc.)
- Mediciones del Desempeño del Trabajo.(SPI, CPI, desempeños relaes contra los planeado)
- Proyecciones del Presupuesto (costos)
- Activos de los Procesos de la Organización
Este último proceso no lo menciona Lledó en su obra.
Para poder llevar a cabo estos informes, es necesario aplicar ciertas herramientas y técnicas que se proponen en ambos libros.
- Análisis de Variación.. Es ver las causas de las diferencias entre lo planeado contra lo real.
- Métodos de proyección: Predecir la evolución del proyecto, mediante series de tiempo, regresiones etc.
- Métodos de Comunicación.- Reuniones de avances,
- Sistemas de generación de Informes.- Informes sistematizados que permita almacenar, distribuir, etc. los avances y como finalizara el proyecto.
Los resultados como salida de este proceso se obtienen:
Informes de Desempeño: organizan y resumen la información obtenida y presentan los resultados de manera comparativa.
- Actualizaciones a los activos de los Procesos de la Organización
- Solicitudes de Cambio
Cabe mencionar en este proceso la manera que Lledó aporta un plus los ejercicios sobre el informe de desempeño de proyecto.
En el ensayo anterior donde se analiza el Capitulo 9, sobre la gestión de los recurso humanos en los proyectos, se afirmaba que la obra de Lledó era dinámica, didáctico y con base en este otro ensayo podemos ratificar punto de vista, es verdad que en este capítulo (10) tiene mucho menos aportes que el anterior, sin embargo cumple con el objetivo de dar a comprender el tema de la gestión de las comunicaciones en un proyecto. Es notorio de nuevo como el autor pone todo su conocimiento y su experiencia dándole un plus con temas complementarios (Tips, evaluaciones, etc.) que no incluye la Guía del PMBok en todo el cuerpo del conocimiento para la administración de proyectos.
Se destaca primeramente que para una buena planificación de la gestión de las comunicaciones, se debe tomar muy en alto la consideración las gestión de las expectativas de los interesados, Ambos resaltan la importancia de este proceso, ya que en medida que los interesados se sientan atendidos y escuchados, el director del proyecto tiene mayor oportunidad aplicar las habilidades interpersonales y disminuir el riesgo que algún interesado puede afectar negativamente al proyecto.
El planificar la gestión de las comunicación es vital para el éxito del proyecto, tener conocimiento de que el tiempo invertido en las comunicaciones es muy alto (90%) , se concluye que el planificar muy bien los canales, medios, etc(tomando en cuenta las dimensiones de comunicaciones) es vital, una mala planificación aumenta bastante la probabilidad de fracasar el proyecto.
Mapa Conceptual.-
Referencias:
Lledó P. (2009). Director profesional de proyectos. Como aprobar el PMP® sin morir en el intento. 2a ed. – Victoria, BC, Canadá: el autor, 2009.
Guía del PMBok (2008). Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, (Guía del PMBOK), Cuarta Edición. Pennsylvania, USA: PMI Publications, 2008.
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