Análisis de la actualidad y una propuesta de mejora… basado en las buenas prácticas del PMBOK.
El iniciar en este camino de aprendizaje y profesionalización en el ámbito de la administración de proyectos, ha sido un parte aguas para mis decisiones con respecto a la gestión de un proyecto , ya sea presentar un proyecto, que se me asigne uno, o quizá me toque estar como miembro del equipo, porque mi visión ha evolucionado con este inicio de aprendizaje, apartir de el ingreso a la Maestría en Administración de Proyectos y de la revisión de la Guía de PMBOK (Project Management Body of Knowledge), ya que como veía los proyectos a como los visualizo hoy, concibo un abismo sobre todo porque sé que existen metodologías para los desarrollos de los mismos, ademas de que hay buenas prácticas para llevarlos a un final exitoso.Este ensayo tiene la finalidad de realizar una reflexión del como se está trabajando en el Poder Judicial de Estado de Nayarit (PJN), con respecto al tema de Administración de proyecto, pero para esto considero necesario dar a conocer un esquema general de lo que es el PJN.
El PJN es una institución con la responsabilidad de prestar el servicio de administración e impartición de justicia al alcance de todos sus habitantes del Estado de Nayarit, México. Por lo tanto esta institución de carácter público. Por lo que representa para la sociedad, esta institución elaboró un Plan de Desarrollo institucional 2010-2014 (Poder Judicial del Estado de Nayarit, México, 2010) que podríamos decir que es el plan estratégico para lograr todos y cada unos de los objetivos planteados en él. Este plan fue elaborado con base una recopilación de propuestas de proyectos resultantes de una convocatoria abierta al público en general y trabajadores de la institución, una vez recopilados estos, se seleccionaron todas aquellas propuestas que cumplieron con ciertos lineamientos de la institución y que eran guiadas en los rubros estratégicos planteados en la misma convocatoria y de esta manera se elaboró el plan.
La problemática básica en cuanto a la gestión de proyecto dentro de la institución es que está basada en la manera en que ejecutamos los proyectos, es de una manera improvisada, sin contar con una metodología de desarrollo de proyecto, sin documentar los éxitos o fracasos, para poder contar con una base de conocimiento (lecciones aprendidas), solo lo que nos quedaba en nuestra mente como una especie de aprendizaje significativo, no se supervisa los fases, y si en cada fase, se checan los entregables, tampoco se hace gestión en las aéreas de conocimiento, no de un de una manera estandarizada, lo único que interesa es que el objetivo se cumpliera o no, no sabemos si se cumplieron con plena satisfacción de stakeholders que en este caso seriamos los empleados , los ciudadanos, etc., no hay que olvidar que podemos llegar a terminar el proyecto pero si no se logra con base a plena satisfacción de los stakeholders, en tiempo, costo, alcance, calidad, etc; no podemos decir que el proyecto haya sido exitoso.
Esta institución cuenta con una estructura organizacional de manera funcional por lo tanto ahí es donde creo que esta otra falla, para poder desarrollar este grupos de proyectos que desde hoy ya lo pudiéramos llamar programas (haciendo referencia al Plan de Desarrollo Institucional) y de ahí se originarían los portafolios donde agruparíamos a los proyectos que se relacionan con cada uno de los rubros estratégicos del plan.
Cabe mencionar aquí que lo más viable para el desarrollo de proyectos y para esta institución, dada la naturaleza de que es de carácter público, y que no se cuenta con una PMO (Project Management Office), solo existe un área de contraloría, que funge como un auditor interno, se puede proponer una mejora, y esta es la de contar con una estructura organizacional matricial equilibrada dado que creo que se necesita al menos un director de los proyectos no importando que este no tenga la total autoridad sobre el proyecto y que el factor financiero no dependa de él, pero se contara con personal que tenga conocimientos de administración de proyectos.
Quiero hacer mención de que lo ideal para esta institución sería contar con una PMO, y como propuesta de mejora para la gestión de los programas, portafolios y proyectos que ayude a el logro de los objetivos dentro el Plan de desarrollo Institucional antes mencionado, la implementación de una PMO, que nos de soporte a cada unos de proyectos en la iniciación, planeación, ejecución, control y cierre. Esta implementación nos permitiría establecer los estándares organizacionales basados en metodologías en cuanto a la administración de proyectos, teniendo un mejor control en el desarrollo de todos los proyectos, y llevándonos a mantener de manera puntual y centralizada la revisión del mismo.
Actualmente el PJN, está en proceso de cambios, que desde mi punto de vista creo que son para bien, esta ganando madurez, se cuenta con un plan, es decir tiene objetivos establecidos, se quiero empezar también con procesos de certificación en calidad, para lo que existe la motivación por parte de los directores y del presidente que es quien encabeza este tipo de proyectos. Siento que estoy en buen camino y en los momentos en los que puedo aprovechar para coadyuvar a la implementación de las buenas prácticas dentro de la institución.
Referencias:1.- Fundamentos para la dirección de proyectos, (Guia del PMBOK) Cuarta edición, Project Management Institute
2.- Chamoun, Y (2002). Administración Profesional de Proyectos La Guía: McGraw-Hill Interamericana Editores, 2002.
3.- Poder Judicial del Estado de Nayarit. (2010). Plan de Desarrollo institucional del Poder judicial del Estado de Nayarit 2010 -2014. Consultado el 12 de Abril del 2011, de: http://www.tsjnay.gob.mx/plan/plan_2010.htm
